Workflow – Wie ich Fotos verwalte und warum Google Photos hilft

Wie verwaltet, organisiert und teilt man seine Fotos am besten? Hilft eine bestimmte Struktur auf der Festplatte? Sollte man spezielle Software zur Fotoverwaltung nutzen und welche Rolle spielen Clouddienste wie Google Photos? Da ich selbst seit Jahren digital fotografiere, haben mich diese Fragen immer beschäftigt. Auf der Suche nach Antworten habe ich unzählige Möglichkeiten ausprobiert. Alle hatten ihre Vor- und Nachteile. Mit keiner Lösung war ich wirklich glücklich. Seitdem ich aber Google Photos in  meinen Workflow zur Foto-Archivierung eingebunden habe, bin ich sehr zufrieden. Warum das so ist, versuche ich nachfolgend zu erklären.

Die Ausgangslage – Wie will ich meine Fotos eigentlich organisieren?

Wohl jeder kennt das Problem: Man schießt Foto um Foto und die Speicherkarte füllt sich mehr und mehr. Irgendwann hat man darauf ein ziemliches Chaos unterschiedlicher Motive und Aufnahmeorte. Schiebt man dann irgendwann all diese Fotos auf den PC und kommen dort weitere Fotos hinzu, ist irgendwann das Chaos perfekt.

Die Suche nach der Nadel im Heuhaufen vermeiden

Sucht man irgendwann ein bestimmtes Foto, ist das mitunter wie die Suche nach der Stecknadel im Heuhaufen. Klar ist, eine gewisse Struktur muss her, damit man auf Dauer eine Chance hat seine alten Fotos zu finden, wenn man danach sucht. Schön wäre es außerdem, wenn man nicht nur von seinem heimischen Rechner sondern von überall auf die Fotos zugreifen könnte. Doch welche Struktur ist sinnvoll? Warum gefällt mir Google Photos als Lösung, seine Fotos von überall finden zu können so gut und warum nutze ich nicht einfach eine Software zur Archivierung?

Jahr für Jahr schieße ich unzählige Fotos. damit ich diese anschließend wiederfinde, brauche ich ein System zur Verwaltung.
Jahr für Jahr schieße ich unzählige Fotos. damit ich diese anschließend wiederfinde, brauche ich ein System zur Verwaltung. Foto: travelroads.de

Was gegen eine Software spricht

Ich habe mich im Laufe der Jahre mit unzähligen Programmen zur Archivierung von Fotos auseinandergesetzt. Einige waren ganz brauchbar, jedoch so richtig überzeugt hat mich nie eins. Hinzu kommt, dass man sich bei der Nutzung von Archivierungssoftware in eine Abhängigkeit begibt. Wird die Fotosammlung irgendwann größer und größer und hat man diese bisher mit einer bestimmten Software verwaltet, würde ein späterer Umstieg immer schwieriger, weil dann die gesamte bisher gemachte Arbeit zum Aufbau eines funktionierenden Archives für die Katz gewesen wäre.

Für eine zukunftsfähige Grundstruktur sorgen

Auch wenn ich jetzt ein Programm gefunden hätte, das mir augenblicklich gut gefällt, kann ich ja jetzt noch nicht sagen, ob ich in 10 Jahren vielleicht nicht doch lieber ganz andere Möglichkeiten nutzen wollen würde. Deshalb versuche ich im ersten Schritt meines Workflows Software zu vermeiden und schon bei mir für eine Grundstruktur zu sorgen, die zukunftsfähig ist.

Ohne Selbstdisziplin funktioniert leider nichts

Was mir im Laufe der Zeit immer klarer wurde ist, dass jede noch so gute Unterstützung zur Verwaltung der eigenen Fotosammlung nichts taugt, wenn man nicht selbst die Grundlage legt.

Konsequent die eigene Vorgehensweise durchziehen

Seitdem ich digital fotografiere habe ich immer großen Wert darauf gelegt meine Fotos nach einer bestimmten Struktur auf der Festplatte abzulegen. Auch heute noch halte ich mich ganz konsequent daran. Mir erleichtert diese Struktur zum einen – ohne fremde Hilfsmittel – halbwegs komfortabel gesuchte Fotos zu finden und zum anderen habe ich damit eine ideale Grundlage jede Software oder jeden cloudbasierten Dienst zu nutzen, der mir künftig sinnvoll erscheinen könnte.

Wie sieht die perfekte Struktur für die Archivierung von Fotos aus?

Auf der Festplatte meines heimischen PCs habe ich einen Ordner, in den grundsätzlich all meine Fotos wandern, nachdem ich sie fertig bearbeitet und umbenannt habe. In diesem Ordner befinden sich diverse Unterordner auf drei Ebenen. Was kompliziert klingt, ist jedoch relativ simpel. Als oberste Ebene habe ich in meinem Foto-Ordner Unterordner mit Jahreszahlen – also 2019, 2018, 2017 usw. Was sich darin verbirgt ist klar – die Fotos, die ich in den entsprechenden Jahren aufgenommen habe.

Unterordner in Jahres-Ordner packen

In jedem dieser Jahres-Ordner befinden sich zwölf Unterordner mit den jeweiligen Monaten des Jahres und in diesen dann wiederum Unterodner mit Tagen, an denen ich fotografiert habe. Ein kleines Beispiel: War ich am 15. April des vergangenen Jahres zum Fotografieren in Hamburg, sieht die Ordnerstruktur in meinem Fotoordner so aus: 2018->April->150418_Hamburg.

Welche Vorteile bietet eine solche Struktur?

Von allen Möglichkeiten, die sich bieten die eigene Fotosammlung ohne den Einsatz externer Hilfsmittel grundlegend zu strukturieren ist diese die übersichtlichste. Sie bietet die Chance auch nach Jahren noch relativ schnell ein gesuchtes Foto in der immer größer werdenden Masse an Dateien zu finden.

So findet man schnell Fotos wieder

Mir geht es oft so, dass ich mich auch nach langer Zeit noch daran erinnern kann, dass ich damals in Hamburg die ersten warmen Sonnenstrahlen des Frühlings genossen habe und deshalb ungefähr weiß, wo in meinen Ordnern ich suchen muss. Ich klicke mich also im Ordner des Jahres 2018 durch die Unterordner der Frühlingsmonate März und April und finde so sehr schnell die gesuchten Fotos.  

Warum sollte ich meine Ordner nicht thematisch ordnen?

Grundsätzlich könnte man seine Fotos ja auch in thematischen Unterordnern sammeln. Also etwa einen Ordner für Meer, einen für Berge einen für Landschaften, Tiere ect. anlegen. Ich habe so etwas mal versucht, hatte hinterher aber ein totales Chaos. Zum einen stellt man schnell fest dass man immer mehr Themenordner braucht und oft die Zuordnung sehr schwer fällt. Solche Versuche ufern irgendwann aus und man verliert komplett den Durchblick. Anders als bei der Sortierung nach Jahren und Monaten sind Themen nicht begrenzt. Das kann nicht gut gehen.

Das Fotoarchiv auch online nutzen

Hat man sich eine funktionierende und übersichtliche Struktur geschaffen, kann man nicht nur seine Fotos relativ Simpel ohne Archivierungssoftware finden, man hat damit auch die Voraussetzung geschaffen diese Struktur in Clouddienste wie iCloud, Dropbox oder Google Photos zu übertragen.

Cloudanbieter wie Google Photos sind sehr praktisch wenn es darum geht Fotos zu organisieren und zu verwalten
Cloudanbieter wie Google Photos sind sehr praktisch

Welchen Vorteil bringt es auf einen Clouddienst zu setzen?

Für mich ergeben sich gleich mehrere Vorteile. Oft will ich unterwegs einfach schnell ein Foto aus meinem Archiv haben. Früher musste ich dafür nach Hause fahren, um es auf meiner Festplatte zu suchen. Seitdem ich die Fotos auch online habe, komme ich von jedem Ort der Welt an diese heran.

Eine zusätzliches Backup gibt es als Zugabe

Außerdem verfüge ich so immer über ein zusätzliches Backup. Theoretisch könnte es ja sein, dass mit meinen Festplatten zu Hause mal etwas passiert und ich diese nicht mehr nutzen kann. Dann hätte ich immer noch die Fotos online, die ich mir herunterladen könnte. Außerdem erleichtert es einem sehr, die Fotos an Freunde weiter zu geben oder der Familie zu zeigen, wenn diese bei einem Clouddienst liegen. Doch dazu später mehr.

Warum ich Google Photos nutze

Inzwischen gibt es unzählige Clouddienste für die Speicherung von Fotos. Ich habe viele ausprobiert und viele haben mir auch sehr gut gefallen. Letztendlich habe ich mich aber für Google Photos entschieden, weil mir dort das Gesamtpaket am besten gefallen hat, ich keine Funktion vermisse und dort einige Funktionen vorhanden sind, die ich nicht mehr missen möchte.

Google Photos bietet alle Funktionen, die ich brauche und ist zudem sehr übersichtlich
Google Photos bietet alle Funktionen, die ich brauche und ist zudem sehr übersichtlich

Was kann Google Photos?

Zunächst einmal ganz simpel mein Fotos online verfügbar machen. Ich kann diese dort in Ordnern sortieren und somit die gleiche Struktur nutzen, wie ich sie von meiner Festplatte gewöhnt bin. Google Photos erlaubt es mir also in der Cloud ein exaktes Abbild von dem zu schaffen, was sich bei mir auf dem Rechner befindet. Das funktioniert ohne viel Schnickschnack und ist sehr übersichtlich. Das ist eigentlich schon fast alles, was ich brauche. Google Photos kann zwar noch viel mehr, wie eine rudimentäre Bearbeitung von Fotos oder dabei helfen direkt Fotobücher aus den hochgeladenen Dateien zu erstellen – jedoch nutze ich diese Features nicht.

Die künstliche Intelligenz von Google Photos funktioniert sehr gut

Lediglich die künstliche Intelligenz von Google Photos mache ich mir öfters zu Nutzen, wenn ich ein bestimmtes Foto nicht auf Anhieb finde. Google Photos erkennt inzwischen per Suchbegriff sehr gut alle Fotos im Archiv. Tippe ich z.B. “Shanghai Skyline” in das Suchfeld ein, zeigt mir Google Photos relativ zuverlässig alle Fotos, die ich in der chinesischen Metropole von der Silhouette der Stadt gemacht habe. Das Beste ist, auch bei Personen funktioniert diese Suche sehr gut. Habt ihr Google einmal gesagt, wer die Person auf einem eurer Fotos ist, könnt ihr gezielt auch nach allen anderen Fotos in eurem Archiv suchen, auf denen das Gesicht dieser Person abgebildet ist. Letztere Funktion brauche ich eher nicht, auf eine ganz bestimmte möchte ich aber inzwischen nicht mehr verzichten: die Möglichkeit Fotos zu teilen und gemeinsam zu nutzen.

Die künstliche Intelligenz von Google Photos findet auch Orte und Gegenstände auf den Fotos
Die künstliche Intelligenz von Google Photos findet auch Orte und Gegenstände auf den Fotos

Wie kann man Fotos mit Google Photos teilen?

Man stelle sich folgenden Fall vor: Gemeinsam mit Freunden hat man einen schönen Urlaub verbracht. Anschließend hätte man nicht nur gerne seine eigenen Fotos, sondern auch die der mitgereisten Freunde. Wenn diese ebenfalls Google Photos nutzen, ist der Austausch wunderbar einfach und übersichtlich.

Viel besser als Fotos per Whatsapp teilen

Kein Vergleich zum Datenchaos, wie wenn alle kreuz und quer ihre Fotos per Whatsapp schicken und hinterher niemand mehr zuordnen kann, von wem die Fotos ursprünglich kamen. Will man seine Fotos mit Google Photos teilen, schickt man seinen Freunden einfach den entsprechenden Link des eigenen Albums. Diese können nach einem Klick auf den Link den Ordner in ihrem eigenen Account bei Google Photos einbinden und haben ebenfalls Zugriff darauf. Auch an Personen ohne Google-Account kann man einen solchen Link schicken. Diese können die Fotos ebenfalls betrachten – logischerweise aber nirgendwo bei sich einbinden. All diese Funktionen lassen sich übrigens auch über die sehr gute und einfach zu bedienende Google Photos App nutzen.

Was kostet Google Photos?

Grundsätzlich ist Google Photos kostenlos. Auch ich nutze inzwischen nur noch die kostenlose Variante. Diese hat sich für mich als völlig ausreichend herausgestellt. Man kann unbegrenzt Fotos hochladen. Google komprimiert diese aber und speichert nicht die Originaldateien auf dem Server. Da die komprimierten Fotos aber in der Qualität für meine Zwecke völlig ausreichend sind, stört mich dieser Prozess gar nicht. Will ich doch mal ein Foto im Poster-Format ausdrucken, kann ich gut damit leben, dass ich dafür die original datei auf meiner Festplatte nehmen muss.

15 GB sind kostenlos

Wem die etwas verminderte Qualität nicht reicht, hat aber auch die Möglichkeit Fotos in Originalgröße zu nutzen. Dafür stehen 15 GB Speicher ebenfalls kostenlos zur Verfügung. Benötigt man mehr, wird es kostenpflichtig. 100 GB Speicher kosten 1,99 Euro im Monat. Für 200 GB werden 2,99 Euro fällig. Theoretisch sind maximal 30 TB möglich. Dafür wird man dann aber mit 299,99 Euro zur Kasse gebeten.

Wie genau sieht mein Google Photos Workflow aus?

Habe ich meine Fotos am heimischen Rechner fertig bearbeitet und dort in den entsprechenden Ordner gespeichert, schiebe ich diesen 1:1 zu Google Photos hoch. Anschließend vergebe ich dann dort noch ein repräsentatives Vorschaubild für diesen Ordner. So sieht alles auch hübsch aus. War ich mit mehreren Leuten unterwegs, denen ich die Fotos zur Verfügung stellen möchte oder will ich wem anders einen Einblick in die Fotos geben, erzeuge ich anschließend noch einen Link zum Ordner und verschicke diesen.

Wie organisiert ihr eure Fotos?

Mich würde sehr interessieren, wie euer Workflow aussieht. Nutzt ihr auch Google Photos bzw. ähnliche Vorgehensweisen wie ich oder macht ihr es komplett anders?

2 Kommentare

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  • Hallo Thomas,

    danke für den Einblick in deine Organisationsroutine! Es beruhigt mich, dass meine Methode nicht so verkehrt zu sein scheint, ich gehe nämlich ziemlich ähnlich vor. Meine Ordnerstruktur entspricht fast 1:1 der deinen und auch ich nutze Google Fotos als Online-Backup – dank Google-Pixel-Handy darf ich die nächsten zwei Jahre sogar kostenlos in Originalqualität hochladen. Danke für den Tipp, dass man dort auch Ordner erstellen kann, das wusste ich noch nicht. Ich nutze die Back Up & Sync-Software von Google, die im Hintergrund die Fotos automatisch hochlädt. Dabei wird die Ordnerstruktur jedoch leider nicht automatisch übernommen. Da hab ich ja jetzt wieder was zum Basteln ;-)

    Viele Grüße
    Wolfgang

    • Hallo Wolfgang,
      freut mich, dass du aus dem Artikel etwas für dich mitnehmen konntest. Ich habe tatsächlich auch mal versucht mit der automatischen Sync-Software zu arbeiten. Allerdings hat mich gestört, dass ich dabei nicht die volle Kontrolle hatte und eben nicht die Ordnerstruktur übernommen wurde. Vielleicht muss ich mich aber auch einfach mal damit etwas genauer beschäftigen.
      Viele Grüße
      Thomas

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